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天竺めざして、引きこもる。

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【7つの習慣体験記part 4】「またダメだった」へさようなら!今すぐ始める時間管理 --最優先事項を優先する--

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1週間でどれだけ、やりたいこと・やるべきことをする時間がとれただろうか?

 

平日は仕事で忙しいから、と「土日に頑張ろう」と自分に言い聞かせ、いざ休みを迎えると疲れ果てた心と体は、ついつい休息と癒しを求め、あっという間に日曜の夜。


そして、「またダメだった」と自己嫌悪を抱え、憂鬱な月曜を迎える。。。

 

この記事では、この負のサイクルを打破し、めっちゃ気持ちよく月曜を迎える方法を、私が実際に試した方法を交えて紹介する。

 

第3の習慣は時間管理についての話

第1の習慣では人生を主体的にコントロールすることを決意し、第2の習慣では主体的な人生を歩むための行動指針を作成した。

 

次に行うのは、実際の行動だ。 

ところが普通に日々生活していては、大事なことを行う時間は捻出できない。そのため、第3の習慣「最優先事項を優先する」では時間を主体的にコントロールする習慣を身につける。

 

▼第1、第2の習慣については過去記事参照▼
sunuse.hatenablog.jp

sunuse.hatenablog.jp

sunuse.hatenablog.jp

緊急じゃないが重要な問題「第Ⅱ領域」に時間をつかう

私たちは何に時間を使っているのだろうか。

コヴィー氏は緊急度と重要度の2軸で私たちが取り組む問題を分類し、下の時間管理マトリクスとしてまとめている。

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このマトリクスの第Ⅰ領域(緊急かつ重要な問題)に多くの人が90%の時間を費やされているという。そして残りの10%の時間は、第Ⅳ領域(緊急でも重要でもない問題)の活動に消費されてしまう。

 

だが、私たちが意識して取り組まなくてはいけないのは、第Ⅱ領域(緊急でないが重要な問題)だ。

 

第Ⅱ領域の活動によって入念に準備や計画を行い、第Ⅰ領域に入る問題を減らすことが出来る。そして何より、第Ⅱ領域の活動は人生を主体的にコントロールするための活動そのものである。

 

ところが受け身で過ごしていると、第Ⅱ領域の活動が取り組まれることはない。能動的に第Ⅱ領域に使える時間をつくる必要がある。

「第Ⅱ領域」に使える時間を作る方法

「ノー」を言う

第Ⅱ領域の活動を行う時間を捻出するには、それ以外の活動に対しては「ノー」を言う必要がある。しかし「ノー」を言うには勇気がいる。

 

自分にとっての優先順位が頭と心に深く根付いていないと、その場の状況に流されて引き受けてしまう。

まずは第2の習慣で作成した個人のミッションステートメントを振り返り、自分の優先すべきことを心に刻み込む必要がある。

第Ⅱ領域の活動を計画する

第Ⅱ領域の活動を優先する計画をつくるには、次の6つの条件を満たした時間管理ツールを使うのがよい。

 

▼時間管理ツールの6つの条件▼

一貫性 ・個人のミッションステータスを書き込め、折に触れて確認できるように。
・自分の役割、短期目標、長期目標も書き込める。
バランス ・自分の様々な役割を明確にして書き込む。1分野に偏って成功すればよいというものではない。
第Ⅱ領域へのフォーカス ・1週間単位で計画できる。
人間関係重視

・時には、スケジュールを曲げても人間関係を優先する必要がある。それにより罪悪感を感じずに、重要なことを優先できる手助けするものでなければならない。

柔軟性 ・自分のライフスタイル、ニーズ、やり方にあったもの。
携帯性 ・何か新しいチャンスに巡りあったとき、すでに入っている予定と比べてどちらをとるかその場で判断することができる。

 

私は特に赤字の部分を重視して、Googleカレンダーでスケジュールを作成した。

Googleカレンダーを選んだのは次の理由からだ。

  • 使い慣れている。
  • PCとスマホで同期ができ、どちらからも閲覧・更新ができる。
  • 曜日指定などで、予定の繰り返し設定ができる
  • Todoistというタスク管理ツールと同期できる。

1番大事なのは、使い慣れてるということだと思う。いろいろなツールを試したあげく、どれもしっくりこなくて続かない、ということになるのが一番悲しい(私がよくいやってしまうパターン)。使い慣れてるのであれば、アナログの手帳でも良いと思う。

実際にスケジュールを作成する

次の流れでスケジュールの作成をおこなう。

  1. 役割と目標を設定する
  2. スケジューリング
  3. 1日単位の予定の調整

 順に詳しく見ていこう。

1.役割と目標を設定する

まず、自分が担っている役割を棚卸してみる。

個人として、家族の一員として、仕事上の役割、etc... 。

 

そして、それぞれの役割に対して目標を設定する。このとき設定する目標は、個人のミッションステートメントと結びついたものが良い。

 

私の場合、ブログの執筆者としての役割にフォーカスして目標を設定した。

▼私の役割と目標▼

役割 目標 対応する個人のミッションステートメント
読書ブロガーとして、
本から得られた知識を、
多くの人に分かりやすく伝える。
1週間に1記事以上執筆する。 アウトプットする時間を日常的につくる。
毎日本を読む。 日常的に新しい知識を収集する。
他のブログ執筆者の記事に触れ、記事の書き方を勉強する 様々な価値観、物の見方に触れる機会を日常に作る。
記事が、読者にとって、どんな意味があるかを明確にする。 物事にあたる際には、目的と必要なことを鮮明にする。
わかりやすさ、読みやすさ、簡潔さの工夫を追求する。 良いものが恒常的に維持できるよう、仕組み化するよう工夫する。
効率的な読書方法、ブログ執筆方法を考える。 良いものが恒常的に維持できるよう、仕組み化するよう工夫する。

 

2.スケジューリング

目標を達成するために1週間で行いたい活動を洗い出す。私の場合は、

・本を読む(毎日、1時間)

・ブログ執筆(週1回、6時間)

・読書方法・ブログ執筆方法改善検討(週1回、2時間)

・他のブログを研究(週1回、1時間)

 

これらをベースの活動と位置付けた。基本、毎週これらを繰り返し、週ごと個別の予定調整を行う、というスタイルにした。

 

次に、予定表に書き込んでいく。前述のとおり私はGoogleカレンダーを使った。

 

▼実際に作成した一週間の予定がこちら▼

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吹き出しを補足すると、

  • 色で予定を分類
    突発的にToDoが入ったときや、後からやりたいことを思いついたときに、調整可能な予定が把握しやすいように分類した。「空き」→「ずらせる予定」→「第Ⅱ領域の活動」の順番で調整する。
  • 繰り返し設定で効率的に予定設定
    毎日や曜日指定の繰り返し設定で、何度も同じことを書かなくてよいのが便利。繰り返し設定の予定は、特定の日付だけ予定を削除したり、時間を変更することができる。
  • ミッションステートメント、役割・目標は、終日&毎日繰り返しの設定

    メモ欄に内容を記載しておくとタップで読める。
    突発的なToDoが入ってきたときに、それに「イエス」をいうか、「ノー」をいうかの選択のために、常にこれらを参照できるようにしておく。

  • 日曜日はバッファとして空けておく
    あくまで予定は予定。どんなに入念にスケジューリングしても、計画通りにはいかないので調整日として1日は空けておく。
    また、きつきつに詰めこんだ予定をひたすらこなしていると、予定に自分が支配されてしまう。あえて、予定から完全に解放される時間もつくる。

3. 1日単位の予定の調整

あとは、毎朝数分程度スマホで予定を見て確認すればよい。ミッションステートメント、役割・目標も毎日の予定として書き込んでいるので、併せて再確認する。

デリゲーション ー「人に任せる」ための考え方と方法

ここまでは自分の時間をどう使うか、という話であった。

第3の習慣の最後は、人に任せる(デリゲーション)ことについての話となる。

 

「人に頼むのは、かえって面倒」と、感じることはないだろうか?

だが、コヴィー氏は言う、

自分 の 時間 を 使う とき は 効率 性 を 考え、 人 に 任せる とき は 効果 性 を 考える こと で ある。

ティーブン・R・コヴィー. 完訳 7つの習慣 人格主義の回復: Powerful Lessons in Personal Change (Kindle の位置No.3584-3586). キングベアー出版. Kindle 版.

 

コヴィー氏が本書で何度も指摘しているが、人間関係は効率ではなく、常に効果で考えなくてはいけない、と。

 

では、デリゲーションの効果とは、

確か な 技術 や 知識 を 持っ て いる 人 に 仕事 を 任せれ ば、 その間 に あなた は 自分 にとって もっと 重要 な 活動 に エネルギー を 注ぐ こと が できる。 個人 で あれ 組織 で あれ、 デリゲーション こそ が 成長 を もたらす と 言っ て いい。

ティーブン・R・コヴィー. 完訳 7つの習慣 人格主義の回復: Powerful Lessons in Personal Change (Kindle の位置No.3588-3590). キングベアー出版. Kindle 版.

 

次からデリゲーションを行う方法を見ていこう。

「使い走りのデリゲーション」と「全面的デリゲーション」

デリゲーションには上記の2種類がある。

「使い走りのデリゲーション」は、"これをやれ、あれをやれ"と手段を指示する方法である。

 

これでは、指示される側は、求められる結果が見えないし、結果に対して責任を負おう、という決意が生まれない。

 

一方、「全面的デリゲーション」は手段を逐一指示せず、相手の自覚、想像、良心、意思に対して働きかけ、結果に対する決意を芽生えさせる。

使い走りのデリゲーション "これをやれ、あれをやれ"と手段を指示する方法
指示される側は、求められる結果が見えないし、結果に対して責任を負おう、という決意が生まれない
全面的デリゲーション 手段を逐一指示せず、相手の自覚、想像、良心、意思に対して働きかけ、結果に対する決意を芽生えさせる。

 使い走りのデリゲーションでは、任せた人の行動にいちいち目を光らせる必要があり、マネジメントできる数は限界がある。

 

そのため、相手に全面的に任せる全面的デリゲーションを目指すべきだ。

全面的デリゲーションで相手に明確にすべき5つのこと

全面的デリゲーションでは、手段ではなく、結果を重視する。手段は自由に選ばせ、結果に責任を持たせる。

 

上記の視点で、次の5つを明確にし「何が期待されているのか」お互いに理解し、納得する必要がある。

伝えること 説明
望む成果 何を達成するか、互いにはっきりと理解する。
ガイドライン 守るべき基準やルールがあれば明確にする。
できるだけ少ない方が良い。
すべきことは指示しない。
リソース 使える人員、資金、技術、組織、リソースを明確にする。
アカウンタビリティ 成果を評価する基準を定める。
仕事の進捗の報告を求める時期、評価を行う時期を具体的に決めておく。
評価の結果 良いことも悪いことも具体的に話す。
  • 金銭的、精神的な報酬が期待できるのか?
  • 仕事が拡大するチャンスがあるのか?
  • 組織全体のミッションに影響する結果なのか?

時間と忍耐

任せた相手がこちらの期待に応えられるようになるには時間がかかる。忍耐強く相手の成長を見守る必要がある。

 

信頼 ほど 人 に やる気 を 起こさ せる もの は ない。 信頼 さ れ て いる と 思え ば、 人 は 自分 の 最高 の 力 を 発揮 する。 だが、 それ には 時間 と 忍耐 が 要る。 信頼 に 応え られる レベル まで 能力 を 引き上げる 訓練 も 必要 だ。

ティーブン・R・コヴィー. 完訳 7つの習慣 人格主義の回復: Powerful Lessons in Personal Change (Kindle の位置No.3751-3752). キングベアー出版. Kindle 版.

 

くじけないために大切なのは、相手と自分にとって大きな”効果”があると信じ続けることだ。

まとめ

私的成功の習慣の最後である「3.最優先事項を優先する」を紹介した。自己啓発本を活用するうえで一番大切な実践フェーズであり、いつも挫折するところでもある。

 

そのため、”日常化するための工夫”を意識して書いた。

 

自分自身何度もこの記事を振り返っていきたいと思っているし、読んでくれた方に多少でも何か役に立つことがあればうれしい。

 

ここまでで私的成功の習慣が終了となるので、7つの習慣についての記事は一旦一区切りとする。